Déclarer son séjour
Les personnes étudiantes, enseignantes et employées de l’UdeM sont appelées à déclarer leurs séjours d’études, de recherche ou professionnels menés à l’international ou en régions éloignées du Canada de 4 à 6 semaines avant de partir.
Personnes enseignantes et employées
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Pourquoi déclarer son séjour?
En déclarant votre séjour, vous pourrez :
- Recevoir un accompagnement personnalisé si des risques élevés ou majeurs sont identifiés (sécurité, santé, contexte local)
- Obtenir de l’assistance en cas d’urgence à l’étranger
- Participer au bilan carbone lié aux déplacements institutionnels
- Pour le personnel enseignant et administratif : contribuer à présenter vos réalités terrain à l'étranger afin que l’UdeM puisse vous offrir des assurances plus adaptées.
La déclaration de séjour s'inscrit dans la continuité de la directive sur les séjours à l'international et en région éloignée du Canada de l'UdeM.
Les étapes de la Déclaration
Renseignements
Pour obtenir de l'information sur la Déclaration de séjour, l'évaluation du risque ou recevoir un accompagnement : securite-sejour@umontreal.ca
Boîte à outils des séjours internationaux
Documents de voyage
Documents importants et utiles à prévoir pour les déplacements à l’international
Source d’information officielle du gouvernement du Canada pour des renseignements :
- par pays, pour connaître les exigences d’entrée et de sortie ainsi que les documents officiels à prévoir : section Exigences d’entrée et de sortie
- sur les documents requis pour les résidents et résidentes qui reviennent au Canada : Documents qui confirment la citoyenneté et l’identité pour entrer au Canada
- sur les points de vigilance à considérer pour les personnes voyageant avec une double citoyenneté : Canadiens et Canadiennes ayant la double citoyenneté
Carte étudiante reconnue internationalement dans 130 pays et donnant accès à de multiples rabais et offres : The International Student Identity Card (ISIC) (anglais seulement)
Informations pratiques sur les exigences en matière de conduite à l’international et modalités pour se procurer un permis de conduire international : Association canadienne des automobilistes (CAA Québec)
Santé
Recommandations générales pour la santé des voyageurs et voyageuses
- Renseignements et services disponibles pour la préparation santé des voyageurs et voyageuses
Portail du gouvernement canadien - Outils, formations et guide d’intervention santé-voyage
Institut national de santé publique du Québec (INSPQ) - Ressources visant à faciliter l’accès à des soins de santé de qualité (répertoire de médecins et spécialistes) partout dans le monde
International Association for Medical Assistance to Travellers (IAMAT)
(anglais seulement) - Voyager avec des allergies alimentaires
Allergies Québec
Principaux risques sanitaires et mesures préventives par pays
- Conseils aux voyageurs et avertissements par destination (voir section « Santé » du pays sélectionné)
Portail du gouvernement canadien - Recommandations par pays
Institut national de santé publique du Québec - Source externe donnant un aperçu des principales maladies par pays
Institut national de médecine tropicale d’Anvers
Assurances
Pour l'ensemble des membres de la communauté universitaire :
Assurance responsabilité civile
L’UdeM souscrit une assurance responsabilité civile qui couvre les membres de la communauté universitaire pour les blessures corporelles, le préjudice personnel ou les dommages matériels causés à des tiers du fait de leur faute lorsqu'ils ou elles agissent dans le cadre des activités et opérations de l'UdeM, incluant celles qui se déroulent à l’international. Cette assurance est effective partout dans le monde.
Assurance responsabilité civile professionnelle
L'UdeM souscrit une police de responsabilité civile contre la faute professionnelle. Elle garantit les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile vis-à-vis les tiers pouvant incomber à l'Université en raison de dommages-intérêts ou de dommages immatériels du fait d'un acte commis dans le cadre des services professionnels, des services pédagogiques ou d'actes administratifs rendus ou qui auraient dû être rendus par l'assuré dans le cadre des activités de l'Université.
À noter
Les activités personnelles menées durant le séjour ne sont pas couvertes par l’assurance responsabilité civile institutionnelle. Il est donc recommandé d’avoir une assurance responsabilité civile personnelle qui couvre les dommages causés par une faute commise hors des activités universitaires.
L’assurance habitation contient généralement une couverture en responsabilité civile. Autrement, mais sous certaines conditions, les étudiants et étudiantes peuvent bénéficier de la couverture d’assurance de leurs parents. Il est cependant conseillé de vérifier cette possibilité avant d’obtenir une nouvelle assurance.
Questions clés à poser à votre compagnie d’assurances :
- Quelle est la durée de validité de l’assurance? Est-il possible de la prolonger une fois à destination si le séjour dure plus longtemps? Si oui, y a-t-il des conditions particulières à respecter?
- Y a-t-il des exclusions en lien avec des zones à risques (avertissements officiels du gouvernement du Canada), des régions éloignées au Canada ou des activités dangereuses (ex : plongée sous-marine)?
- Y a-t-il des restrictions à la couverture médicale en cas de conditions de santé préexistantes?
- Quelle est la valeur de la couverture de l’assurance médicale?
- Est-ce possible d’obtenir un document détaillant la couverture d’assurance en cas de maladie ainsi que les modalités à suivre pour faire une réclamation?
Pour la communauté étudiante
Assurances voyage
La RAMQ ne couvre qu’une partie des frais des soins médicaux reçus hors du Québec, et ce, jamais sur-le-champ. Ainsi, il est fortement recommandé de souscrire une assurance voyage qui couvrira les frais complémentaires.
- Ententes intergouvernementales en matière de santé : le Québec a conclu des ententes de sécurité sociale avec certains pays. Vous pouvez en bénéficier si vous vous dirigez vers un pays signataire ou si vous en êtes originaire. En général, l’entente s’applique lorsque l’étudiante ou l’étudiant s’établit de façon permanente ou lors d’un séjour pour le travail, les études ou un stage. Si vous êtes admissible au Régime de l’assurance maladie du Québec, vous devez effectuer certaines démarches pour vous prévaloir d’une telle entente, visant à vous faire bénéficier de la sécurité sociale en vigueur dans un pays signataire lorsque vous y séjournez ou vous y établissez. Il est toutefois recommandé de prendre une assurance privée complémentaire avant de quitter le Québec. Elle servira à couvrir les frais non pris en charge par le pays d’accueil.
- Régime d’assurances santé et dentaire de l’Alliance pour la santé étudiante au Québec (ASEQ) : si vous cotisez au Régime d’assurances santé et dentaire de l’ASEQ, en collaboration avec la FAÉCUM, vous profitez également d’une assurance voyage. Il est de votre responsabilité de vérifier que cette assurance répond adéquatement à vos besoins et à ceux du séjour.
Voir les modalités d'inclusion et d'exclusion - Autres produits d’assurance : si vous vous êtes désistés du Régime de soins de santé (ASEQ), nous vous conseillons fortement de vous assurer de détenir une assurance voyage adéquate pour votre séjour, soit par l’entremise de vos parents ou de votre employeur, soit en souscrivant une assurance voyage auprès de votre agent de voyage ou d’un courtier d’assurance. Les sociétés émettrices de cartes de crédit peuvent aussi offrir une assurance voyage et maladie à leurs clients, sous certaines conditions. Comme pour la couverture de l’ASEQ, il est important de vérifier auprès de la compagnie d’assurance les inclusions et les exclusions en vigueur et d’ajouter, au besoin, des garanties à la couverture de base (telles qu’une assurance annulation/interruption ou une assurance bagages). La FAQ de l’ASEQ pourrait servir de base pour valider les exigences nécessaires en matière d’assurance voyage.
- Les étudiantes et étudiants internationaux qui souscrivent au Régime de Desjardins Sécurité financière dans le cadre de leurs études à l’UdeM sont couverts pour de courts séjours à l’extérieur du Québec, sous certaines conditions. Il est de leur responsabilité de valider auprès de l’assureur ou à défaut, auprès de notre équipe d'immigration, que la police d’assurance est adaptée à la destination et aux types d’activités prévues dans le cadre du séjour.
- Séjours au Canada (hors Québec) : il est fortement recommandé de se procurer une assurance voyage avant le départ. En effet, la RAMQ ne rembourse pas en totalité les services de santé reçus à l'extérieur du Québec. De plus, certains services ne sont pas couverts par le régime d'assurance maladie. Si vous ne détenez pas d'assurance voyage au moment où vous recevez des soins au Canada, mais à l'extérieur du Québec, la part non remboursée par la RAMQ sera à votre charge.
En savoir plus
Assurance annulation/interruption de voyage
L’assurance voyage de l’ASEQ inclut également une assurance annulation/interruption de voyage.
En savoir plus sur l’assurance voyage et les modalités d’inclusion et d’exclusion
Assurance accident, mutilation ou décès
Si vous avez conservé l’assurance médicale et dentaire de l’Alliance pour la santé étudiante au Québec (Régime de soins de santé - ASEQ), vous profitez également d’une assurance accident de voyage, décès et mutilation en cas d’accident.
L’UdeM détient également une assurance accident complémentaire qui s’appliquera en dernier lieu, à condition que vous ayez 75 ans ou moins, soyez résidente ou résident permanent du Canada et ayez complété une inscription à un programme d’études. Vous pourriez donc bénéficier d’une protection en cas d’accident si vous vous trouvez sur les lieux de l’UdeM(ou de l’activité de formation), de même que lorsque vous vous déplacez entre votre domicile et l’établissement d’enseignement. Cette assurance prévoit le paiement de prestations ainsi que le remboursement partiel de certains frais en cas d’accident.
Comme les garanties offertes par ces deux produits d’assurance sont limitées, il est recommandé d’évaluer la pertinence de souscrire un produit d’assurance plus complet, au besoin.
Distinction entre assurance voyage et assurance accident : l’assurance accident vise à indemniser pour les pertes subies (décès ou blessures graves et permanentes, réadaptation, etc.) à la suite d’un accident, ce que ne fait pas l’assurance voyage. Cette dernière sert plutôt à payer les soins de santé urgents à l’étranger (hospitalisation et honoraires des médecins) ou votre rapatriement au Québec.
Pour les membres du personnel
Toute personne ayant un lien d’emploi avec l’Université permanent, occasionnel ou temporaire et qui reçoit un traitement ou un salaire.
Couverture d’assurance voyage d’affaires (Sutton Risques Spéciaux)
L’ensemble des membres du personnel de l’UdeM séjournant à l'étranger pour des raisons professionnelles, c'est-à-dire dans le cadre de leur emploi à l'Université, incluant les personnes dont la convention collective ne prévoit pas de couverture d’assurance dans les avantages sociaux (par ex. : les auxiliaires de recherche, les professeurs et professeurs invités ou associés) sont couverts par l’assurance voyage d’affaires. Pour que cette couverture soit valide, vous devez avoir moins de 75 ans et être admissible au Régime d’assurance maladie du Québec (RAMQ) pour toute la durée du séjour.
Cette assurance voyage d'affaires s’ajoute à l'assurance voyage Croix Bleue ou à votre couverture personnelle si vous ne bénéficiez pas de celle de l'Université. Elle comporte un minimum de limitations permettant ainsi de couvrir une gamme de risques encore plus complète, et de bénéficier de services d'urgence en cas de crise politique, climatique, pandémique ou autre.
Avant le départ, nous vous recommandons de prendre connaissance des modalités d’inclusion et d’exclusion en vigueur et de télécharger le certificat d’assurance disponible sur Mon UdeM.
Assurance annulation/interruption de voyage
Si vous êtes admissible à l’assurance voyage Croix Bleue dans votre régime d’assurance collective, vous bénéficiez également d’une assurance annulation/interruption de voyage. Avant le départ, nous vous recommandons de prendre connaissance des modalités d’inclusion et d’exclusion en vigueur disponibles sur Mon UdeM. Pour toute question supplémentaire, écrivez à l’adresse avantages-sociaux@drh.umontreal.ca
Assurance accident (mutilation ou décès)
Vous bénéficiez d’une protection en cas de mutilation ou de décès à la suite d’un accident survenu dans le cadre d’un déplacement ou d’un voyage professionnel.
Distinction entre assurance voyage et assurance accident : l’assurance accident vise à indemniser pour les pertes subies (décès ou blessures graves et permanentes, réadaptation, etc.) à la suite d’un accident, ce que ne fait pas l’assurance voyage. Cette dernière sert plutôt à payer les soins de santé urgents à l’étranger (hospitalisation et honoraires des médecins) ou votre rapatriement au Québec.
Sécurité personnelle
Source d’information officielle du gouvernement du Canada pour des renseignements par pays : section « Sécurité » Conseils aux voyageurs et avertissements
Service permettant au gouvernement du Canada de répertorier ses citoyens et citoyennes à l’étranger et de leur transmettre des informations/alertes sur des situations d’urgence, ainsi que des instructions pendant de telles situations Inscription des Canadiens à l’étranger
Conseils du gouvernement du Canada selon les caractéristiques personnelles des personnes qui voyagent (femme, minorité culturelle ou religieuse, 2ELGBTQQIA+, handicap) Conseils pour différents types de voyageurs et de voyageuses
Services consulaires du gouvernement du Canada :
Adaptation à la culture d'accueil
Mieux connaître sa destination
Source d’information officielle du gouvernement du Canada pour des renseignements par pays : section « Loi et coutumes » Conseils aux voyageurs et avertissements
- Fiches sociopolitiques par pays, produites par l’École de politique appliquée de l’Université de Sherbrooke Perspective Monde
Comprendre le concept de choc culturel et s’y préparer
- Information sur les étapes et les bienfaits du choc culturel dans un contexte de mobilité étudiante Article de l’Observatoire sur la réussite en enseignement supérieur
- Information sur la vie à l’étranger pour certains pays et articles sur le choc culturel, l’adaptation et l’intégration dans une nouvelle culture (anglais seulement) Expatica
Applications pratiques
Pour se déplacer
- Télécharger des cartes pour un usage hors ligne Maps.me
- Trouver le meilleur moyen d’aller du point A au point B CityMapper
- Repérer les moyens de transport disponibles à proximité Transit
Pour communiquer
Échanger des messages cryptés et des appels privés de façon simple, fiable et gratuite, partout dans le monde
Se procurer des cartes eSim et avoir accès à des données dans une majorité de destinations
Pour s’organiser
- Obtenir facilement les équivalences monétaires Convertisseur de devises Xe
- Suivre les dépenses de son groupe Settle up
- Créer des listes de choses à mettre dans ses bagages Pack Point
- Regrouper en un même endroit toutes ses réservations (billets d’avion, hôtels, voiture, etc.) TripIt
Pour les séjours en milieu rural ou naturel
Télécharger des cartes pour une utilisation ultérieure hors ligne Avenza Maps
Finances
Gestion de l’argent à l’étranger
- Conseils pratiques du gouvernement du Canada pour éviter les problèmes financiers en voyage Les voyages et l’argent
- Informations et recommandations pour effectuer des paiements à l’étranger Article « Voyage à l’étranger : monnaie, crédit, taux de change et cie » du magazine Protégez-vous
Coût de la vie à l’international
- Base de données sur le coût de la vie, par pays et par ville (anglais seulement) Numbeo
- Comparateur du coût de la vie entre différentes villes (anglais seulement) Expatistan
- Données macroéconomiques officielles sur le coût de la vie Groupe de la Banque mondiale
Mobilité éco-responsable
Mobilité écoresponsable à l'UdeM
Guide de déplacement écoresponsable de l'Unité du développement durable
La compensation carbone des déplacements
- « La compensation carbone et les crédits carbone, ce qu’il faut savoir » Tourisme durable Québec
- Fondation David Suzuki (anglais seulement)
Hébergements écoresponsables
Répertoires d’hébergements certifiés durables
Sécurité de l'information
Ressources à l'UdeM
Sécurité des données en déplacement Réflexes numériques développés par les TI
Ressources externes
Cybersécurité à l’international :
Conseils et ressources du gouvernement canadien sur les enjeux généraux de cybersécurité lors d’un déplacement à l’international La cybersécurité en voyage
Sécurité de la recherche :
- Portail du gouvernement canadien sur la sécurité de la recherche (risques, cibles d’intérêt, formation, etc.) Renseignements généraux sur la sécurité de la recherche
- Guide du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) sur les vulnérabilités liées à la sécurité de la recherche lors d’un séjour à l’international Directives de sécurité du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS)
Questions fréquemment posées
Je prévois réaliser un séjour personnel. Dois-je le déclarer?
Non. La déclaration ne concerne que les séjours d’études, de recherche ou professionnels à l’international ou en région éloignée du Canada. Les voyages personnels demeurent à la discrétion de ceux et celles qui les effectuent.
Mon séjour comporte à la fois une composante personnelle, un séjour professionnel, de recherche ou d’études. Faut-il le déclarer?
Oui. Dès qu’une portion de votre séjour à l’international ou en région éloignée du Canada est effectuée pour de la recherche, des études ou pour une raison professionnelle liée à l’UdeM, vous devez le déclarer.
Notez toutefois que si vous entreprenez un déplacement personnel au cours duquel vous choisissez de participer à une activité de l’UdeM en mode virtuel (par exemple, suivre un cours à distance ou participer à une conférence virtuelle de l'étranger), il s'agit alors d’un séjour qui demeure personnel et il n’a pas à être déclaré.
Je n’arrive pas à accéder à la déclaration de séjour. Que faire?
Il est possible que votre fureteur soit connecté à un autre compte Microsoft (comme un compte Outlook personnel, par exemple). Déconnectez les sessions actives ou accédez à la déclaration de séjour dans une fenêtre privée de votre fureteur. Vous pourrez alors vous connecter avec votre compte institutionnel et votre UNIP.
Pour ouvrir une fenêtre de navigation privée dans votre fureteur, utilisez les raccourcis clavier suivants :
Chrome, Edge, Opera, Safari
Sur PC : CTRL + SHIFT + N
Sur Mac : Command ⌘ + SHIFT + N
Firefox
Sur PC : CTRL + SHIFT + P
Sur Mac : Command ⌘ + SHIFT + P