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Déclarer son séjour

Les personnes étudiantes, enseignantes et employées de l’UdeM sont appelées à déclarer leurs séjours d’études, de recherche ou professionnels menés à l’international ou en régions éloignées du Canada de 4 à 6 semaines avant de partir.


Pourquoi déclarer son séjour? 

En déclarant votre séjour, vous pourrez :  

  • Recevoir un accompagnement personnalisé si des risques élevés ou majeurs sont identifiés (sécurité, santé, contexte local) 
  • Obtenir de l’assistance en cas d’urgence à l’étranger 
  • Participer au bilan carbone lié aux déplacements institutionnels
  • Pour le personnel enseignant et administratif : contribuer à présenter vos réalités terrain à l'étranger afin que l’UdeM puisse vous offrir des assurances plus adaptées.

La déclaration de séjour s'inscrit dans la continuité de la directive sur les séjours à l'international et en région éloignée du Canada de l'UdeM.


Les étapes de la Déclaration

Renseignements

Pour obtenir de l'information sur la Déclaration de séjour, l'évaluation du risque ou recevoir un accompagnement : securite-sejour@umontreal.ca


Boîte à outils des séjours internationaux

Documents de voyage

Documents importants et utiles à prévoir pour les déplacements à l’international 

Source d’information officielle du gouvernement du Canada pour des renseignements :   

Carte étudiante reconnue internationalement dans 130 pays et donnant accès à de multiples rabais et offres : The International Student Identity Card (ISIC) (anglais seulement) 

Informations pratiques sur les exigences en matière de conduite à l’international et modalités pour se procurer un permis de conduire international : Association canadienne des automobilistes (CAA Québec)

Santé

Recommandations générales pour la santé des voyageurs et voyageuses 


Principaux risques sanitaires et mesures préventives par pays 

Assurances

Pour l'ensemble des membres de la communauté universitaire :

Assurance responsabilité civile

L’UdeM souscrit une assurance responsabilité civile qui couvre les membres de la communauté universitaire pour les blessures corporelles, le préjudice personnel ou les dommages matériels causés à des tiers du fait de leur faute lorsqu'ils ou elles agissent dans le cadre des activités et opérations de l'UdeM, incluant celles qui se déroulent à l’international. Cette assurance est effective partout dans le monde.

En savoir plus  


Assurance responsabilité civile professionnelle

L'UdeM souscrit une police de responsabilité civile contre la faute professionnelle. Elle garantit les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile vis-à-vis les tiers pouvant incomber à l'Université en raison de dommages-intérêts ou de dommages immatériels du fait d'un acte commis dans le cadre des services professionnels, des services pédagogiques ou d'actes administratifs rendus ou qui auraient dû être rendus par l'assuré dans le cadre des activités de l'Université. 

En savoir plus

À noter 
Les activités personnelles menées durant le séjour ne sont pas couvertes par l’assurance responsabilité civile institutionnelle. Il est donc recommandé d’avoir une assurance responsabilité civile personnelle qui couvre les dommages causés par une faute commise hors des activités universitaires.

L’assurance habitation contient généralement une couverture en responsabilité civile. Autrement, mais sous certaines conditions, les étudiants et étudiantes peuvent bénéficier de la couverture d’assurance de leurs parents. Il est cependant conseillé de vérifier cette possibilité avant d’obtenir une nouvelle assurance.


Questions clés à poser à votre compagnie d’assurances :

  • Quelle est la durée de validité de l’assurance? Est-il possible de la prolonger une fois à destination si le séjour dure plus longtemps? Si oui, y a-t-il des conditions particulières à respecter?
  • Y a-t-il des exclusions en lien avec des zones à risques (avertissements officiels du gouvernement du Canada), des régions éloignées au Canada ou des activités dangereuses (ex : plongée sous-marine)?
  • Y a-t-il des restrictions à la couverture médicale en cas de conditions de santé préexistantes?
  • Quelle est la valeur de la couverture de l’assurance médicale?
  • Est-ce possible d’obtenir un document détaillant la couverture d’assurance en cas de maladie ainsi que les modalités à suivre pour faire une réclamation?

 

Pour la communauté étudiante

Assurances voyage

La RAMQ ne couvre qu’une partie des frais des soins médicaux reçus hors du Québec, et ce, jamais sur-le-champ. Ainsi, il est fortement recommandé de souscrire une assurance voyage qui couvrira les frais complémentaires.

  • Ententes intergouvernementales en matière de santé : le Québec a conclu des ententes de sécurité sociale avec certains pays. Vous pouvez en bénéficier si vous vous dirigez vers un pays signataire ou si vous en êtes originaire. En général, l’entente s’applique lorsque l’étudiante ou l’étudiant s’établit de façon permanente ou lors d’un séjour pour le travail, les études ou un stage. Si vous êtes admissible au Régime de l’assurance maladie du Québec, vous devez effectuer certaines démarches pour vous prévaloir d’une telle entente, visant à vous faire bénéficier de la sécurité sociale en vigueur dans un pays signataire lorsque vous y séjournez ou vous y établissez. Il est toutefois recommandé de prendre une assurance privée complémentaire avant de quitter le Québec. Elle servira à couvrir les frais non pris en charge par le pays d’accueil.

  • Régime d’assurances santé et dentaire de l’Alliance pour la santé étudiante au Québec (ASEQ) : si vous cotisez au Régime d’assurances santé et dentaire de l’ASEQ, en collaboration avec la FAÉCUM, vous profitez également d’une assurance voyage. Il est de votre responsabilité de vérifier que cette assurance répond adéquatement à vos besoins et à ceux du séjour. 
    Voir les modalités d'inclusion et d'exclusion

  • Autres produits d’assurance : si vous vous êtes désistés du Régime de soins de santé (ASEQ), nous vous conseillons fortement de vous assurer de détenir une assurance voyage adéquate pour votre séjour, soit par l’entremise de vos parents ou de votre employeur, soit en souscrivant une assurance voyage auprès de votre agent de voyage ou d’un courtier d’assurance. Les sociétés émettrices de cartes de crédit peuvent aussi offrir une assurance voyage et maladie à leurs clients, sous certaines conditions. Comme pour la couverture de l’ASEQ, il est important de vérifier auprès de la compagnie d’assurance les inclusions et les exclusions en vigueur et d’ajouter, au besoin, des garanties à la couverture de base (telles qu’une assurance annulation/interruption ou une assurance bagages). La FAQ de l’ASEQ pourrait servir de base pour valider les exigences nécessaires en matière d’assurance voyage.

  • Les étudiantes et étudiants internationaux qui souscrivent au Régime de Desjardins Sécurité financière dans le cadre de leurs études à l’UdeM sont couverts pour de courts séjours à l’extérieur du Québec, sous certaines conditions. Il est de leur responsabilité de valider auprès de l’assureur ou à défaut, auprès de notre équipe d'immigration, que la police d’assurance est adaptée à la destination et aux types d’activités prévues dans le cadre du séjour.

  • Séjours au Canada (hors Québec) : il est fortement recommandé de se procurer une assurance voyage avant le départ. En effet, la RAMQ ne rembourse pas en totalité les services de santé reçus à l'extérieur du Québec. De plus, certains services ne sont pas couverts par le régime d'assurance maladie. Si vous ne détenez pas d'assurance voyage au moment où vous recevez des soins au Canada, mais à l'extérieur du Québec, la part non remboursée par la RAMQ sera à votre charge. 
    En savoir plus

Assurance annulation/interruption de voyage

L’assurance voyage de l’ASEQ inclut également une assurance annulation/interruption de voyage.

En savoir plus sur l’assurance voyage et les modalités d’inclusion et d’exclusion


Assurance accident, mutilation ou décès

Si vous avez conservé l’assurance médicale et dentaire de l’Alliance pour la santé étudiante au Québec (Régime de soins de santé - ASEQ), vous profitez également d’une assurance accident de voyage, décès et mutilation en cas d’accident.

L’UdeM détient également une assurance accident complémentaire qui s’appliquera en dernier lieu, à condition que vous ayez 75 ans ou moins, soyez résidente ou résident permanent du Canada et ayez complété une inscription à un programme d’études. Vous pourriez donc bénéficier d’une protection en cas d’accident si vous vous trouvez sur les lieux de l’UdeM(ou de l’activité de formation), de même que lorsque vous vous déplacez entre votre domicile et l’établissement d’enseignement. Cette assurance prévoit le paiement de prestations ainsi que le remboursement partiel de certains frais en cas d’accident.

Comme les garanties offertes par ces deux produits d’assurance sont limitées, il est recommandé d’évaluer la pertinence de souscrire un produit d’assurance plus complet, au besoin.

Distinction entre assurance voyage et assurance accident : l’assurance accident vise à indemniser pour les pertes subies (décès ou blessures graves et permanentes, réadaptation, etc.) à la suite d’un accident, ce que ne fait pas l’assurance voyage. Cette dernière sert plutôt à payer les soins de santé urgents à l’étranger (hospitalisation et honoraires des médecins) ou votre rapatriement au Québec.

Pour les membres du personnel

Toute personne ayant un lien d’emploi avec l’Université permanent, occasionnel ou temporaire et qui reçoit un traitement ou un salaire.

Couverture d’assurance voyage d’affaires (Sutton Risques Spéciaux)

L’ensemble des membres du personnel de l’UdeM séjournant à l'étranger pour des raisons professionnelles, c'est-à-dire dans le cadre de leur emploi à l'Université, incluant les personnes dont la convention collective ne prévoit pas de couverture d’assurance dans les avantages sociaux (par ex. : les auxiliaires de recherche, les professeurs et professeurs invités ou associés) sont couverts par l’assurance voyage d’affaires. Pour que cette couverture soit valide, vous devez avoir moins de 75 ans et être admissible au Régime d’assurance maladie du Québec (RAMQ) pour toute la durée du séjour.

Cette assurance voyage d'affaires s’ajoute à l'assurance voyage Croix Bleue ou à votre couverture personnelle si vous ne bénéficiez pas de celle de l'Université. Elle comporte un minimum de limitations permettant ainsi de couvrir une gamme de risques encore plus complète, et de bénéficier de services d'urgence en cas de crise politique, climatique, pandémique ou autre.

Avant le départ, nous vous recommandons de prendre connaissance des modalités d’inclusion et d’exclusion en vigueur et de télécharger le certificat d’assurance disponible sur Mon UdeM.


Assurance annulation/interruption de voyage

Si vous êtes admissible à l’assurance voyage Croix Bleue dans votre régime d’assurance collective, vous bénéficiez également d’une assurance annulation/interruption de voyage. Avant le départ, nous vous recommandons de prendre connaissance des modalités d’inclusion et d’exclusion en vigueur disponibles sur Mon UdeM. Pour toute question supplémentaire, écrivez à l’adresse avantages-sociaux@drh.umontreal.ca


Assurance accident (mutilation ou décès)

Vous bénéficiez d’une protection en cas de mutilation ou de décès à la suite d’un accident survenu dans le cadre d’un déplacement ou d’un voyage professionnel.

Distinction entre assurance voyage et assurance accident : l’assurance accident vise à indemniser pour les pertes subies (décès ou blessures graves et permanentes, réadaptation, etc.) à la suite d’un accident, ce que ne fait pas l’assurance voyage. Cette dernière sert plutôt à payer les soins de santé urgents à l’étranger (hospitalisation et honoraires des médecins) ou votre rapatriement au Québec.

Sécurité personnelle

Source d’information officielle du gouvernement du Canada pour des renseignements par pays : section « Sécurité » Conseils aux voyageurs et avertissements 

Service permettant au gouvernement du Canada de répertorier ses citoyens et citoyennes à l’étranger et de leur transmettre des informations/alertes sur des situations d’urgence, ainsi que des instructions pendant de telles situations Inscription des Canadiens à l’étranger 

Conseils du gouvernement du Canada selon les caractéristiques personnelles des personnes qui voyagent (femme, minorité culturelle ou religieuse, 2ELGBTQQIA+, handicap) Conseils pour différents types de voyageurs et de voyageuses  

Services consulaires du gouvernement du Canada : 

Adaptation à la culture d'accueil

Mieux connaître sa destination 

  • Source d’information officielle du gouvernement du Canada pour des renseignements par pays : section « Loi et coutumes » Conseils aux voyageurs et avertissements 

  • Fiches sociopolitiques par pays, produites par l’École de politique appliquée de l’Université de Sherbrooke Perspective Monde 

Comprendre le concept de choc culturel et s’y préparer 

Applications pratiques

Pour se déplacer 

  • Télécharger des cartes pour un usage hors ligne Maps.me 
  • Trouver le meilleur moyen d’aller du point A au point B CityMapper 
  • Repérer les moyens de transport disponibles à proximité Transit 

Pour communiquer 

Échanger des messages cryptés et des appels privés de façon simple, fiable et gratuite, partout dans le monde 

Se procurer des cartes eSim et avoir accès à des données dans une majorité de destinations 

Pour s’organiser 

  • Obtenir facilement les équivalences monétaires Convertisseur de devises Xe 
  • Suivre les dépenses de son groupe Settle up 
  • Créer des listes de choses à mettre dans ses bagages Pack Point 
  • Regrouper en un même endroit toutes ses réservations (billets d’avion, hôtels, voiture, etc.) TripIt 

Pour les séjours en milieu rural ou naturel 

Télécharger des cartes pour une utilisation ultérieure hors ligne Avenza Maps 

Finances

Gestion de l’argent à l’étranger 

Coût de la vie à l’international

  • Base de données sur le coût de la vie, par pays et par ville (anglais seulement) Numbeo 
  • Comparateur du coût de la vie entre différentes villes (anglais seulement) Expatistan 
  • Données macroéconomiques officielles sur le coût de la vie Groupe de la Banque mondiale 

Mobilité éco-responsable

Mobilité écoresponsable à l'UdeM

Guide de déplacement écoresponsable de l'Unité du développement durable

La compensation carbone des déplacements 

Hébergements écoresponsables  
Répertoires d’hébergements certifiés durables 

Sécurité de l'information

Ressources à l'UdeM

Sécurité des données en déplacement Réflexes numériques développés par les TI

Ressources externes

Cybersécurité à l’international :
Conseils et ressources du gouvernement canadien sur les enjeux généraux de cybersécurité lors d’un déplacement à l’international La cybersécurité en voyage 

Sécurité de la recherche :


Questions fréquemment posées

Je prévois réaliser un séjour personnel. Dois-je le déclarer?

Non. La déclaration ne concerne que les séjours d’études, de recherche ou professionnels à l’international ou en région éloignée du Canada. Les voyages personnels demeurent à la discrétion de ceux et celles qui les effectuent.

Mon séjour comporte à la fois une composante personnelle, un séjour professionnel, de recherche ou d’études. Faut-il le déclarer?

Oui. Dès qu’une portion de votre séjour à l’international ou en région éloignée du Canada est effectuée pour de la recherche, des études ou pour une raison professionnelle liée à l’UdeM, vous devez le déclarer. 

Notez toutefois que si vous entreprenez un déplacement personnel au cours duquel vous choisissez de participer à une activité de l’UdeM en mode virtuel (par exemple, suivre un cours à distance ou participer à une conférence virtuelle de l'étranger), il s'agit alors d’un séjour qui demeure personnel et il n’a pas à être déclaré.  

Je n’arrive pas à accéder à la déclaration de séjour. Que faire?

Il est possible que votre fureteur soit connecté à un autre compte Microsoft (comme un compte Outlook personnel, par exemple). Déconnectez les sessions actives ou accédez à la déclaration de séjour dans une fenêtre privée de votre fureteur. Vous pourrez alors vous connecter avec votre compte institutionnel et votre UNIP. 

Pour ouvrir une fenêtre de navigation privée dans votre fureteur, utilisez les raccourcis clavier suivants : 

Chrome, Edge, Opera, Safari 

  • Sur PC : CTRL + SHIFT + N 

  • Sur Mac : Command ⌘ + SHIFT + N 

Firefox 

  • Sur PC : CTRL + SHIFT + P 

  • Sur Mac : Command ⌘ + SHIFT + P